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Vom Briefkasten per Scanner und E-Mail ins Ausland

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Wie Papierpost per Scanner und E-Mail ins Ausland gesendet werden kann. Nutzen Sie die passende Alternative, abhängig von der Ausstattung der beteiligten Smartphones.

Ausgangs-Situation: Scanner und E-Mail

Eine Freundin plant eine längere Reise ins außereuropäische Ausland. Ich nenne sie hier “Reisefreundin”. Die Reisefreundin bittet eine zuhause gebliebene Freundin, sich um den Briefkasten und die Blumen zu kümmern, die nenne ich hier Briefkastenfreundin. Die Reisefreundin nutzt WhatsApp und E-Mail, die Briefkastenfreundin lehnt WhatsApp ab und nutzt stattdessen Threema und E-Mail. Während der Reise haben sie also Kontakt per E-Mail.

Von unterwegs schreibt die Reisefreundin, dass sie wichtige (Papier-)Post erwartet. Die Briefkastenfreundin möge doch bitte die Briefe von einem bestimmten Absender öffnen und der Reisefreundin den Inhalt mitteilen.

Als die Post kommt, will die Briefkastenfreundin sie nicht abtippen. Das wäre zu aufwändig und fehleranfällig. Denn die Briefe enthalten nicht nur Text, sondern auch Termine, Zeiten, Nummern, Kleingedrucktes. Also will sie die Briefe per Scanner und E-Mail zur Reisefreundin ins Ausland schicken.

Ich beschreibe hier mehrere Alternativen, die von der vorhandenen Ausstattung bei der Briefkastenfreundin abhängen.

1. PC mit Scanner und E-Mail

Wenn ein PC mit angeschlossenem Scanner und E-Mail-Programm zur Verfügung steht:

  • Die Briefkastenfreundin scannt den Brief mit dem PC-Scanner und speichert ihn im PC, normalerweise im Datei-Format JPG für Fotos.
  • Mit dem E-Mail-Programm schreibt sie Betreff und Nachricht und versendet den gespeicherten Brief mit der E-Mail als Anhang.

2. Smartphone mit Scanner und E-Mail

Wenn die Briefkastenfreundin ein Smartphone mit je einer App für Scanner und E-Mail hat:

  • Die Briefkastenfreundin scannt den Brief mit ihrer Scanner-App und speichert ihn im Smartphone. Das Dateiformat kann in der Scanner-App eingestellt werden, oft ist das PDF-Format als Standard eingestellt.
  • Scanner-Apps haben üblicherweise eine “Teilen”-Funktion. Die Briefkastenfreundin ruft also in der Scanner-App “Teilen” auf.
  • Diese Funktion bietet die Kommunikationswege an, die in diesem Smartphone installiert sind, z.B. E-Mail, Messenger (wie WhatsApp, Threema, Signal), SMS (die mit einem Anhang zur MMS wird), und evtl. andere Communities.
  • Die Briefkastenfreundin wählt E-Mail, weil das mit der Reisefreundin so verabredet ist. Dadurch wird die E-Mail-App aufgerufen. In das E-Mail-Formular ist die gerade gescannte PDF-Datei bereits als “Anhang” eingetragen. Die Briefkastenfreundin muss noch die E-Mail-Adresse der Reisefreundin eintragen, den Betreff und ihre Nachricht schreiben und kann die E-Mail dann absenden.

3. Smartphone ohne Scanner, mit Dienstleister

Wenn die Briefkastenfreundin keine Scanner-App hat und ein anderes Smartphone mit Scanner-App als “Dienstleister” benutzt wird:

  • Der Dienstleister scannt den Brief mit der Scanner-App und speichert ihn im Dienstleister-Smartphone im PDF-Format.
  • In der “Teilen”-Funktion wählt der Dienstleister die E-Mail. In das E-Mail-Formular ist die gerade gescannte PDF-Datei bereits als “Anhang” eingetragen. Der Dienstleister muss noch die E-Mail-Adresse der Briefkastenfreundin, Betreff und seine Nachricht eintragen und die E-Mail an die Briefkastenfreundin absenden.
  • Die Briefkastenfreundin öffnet die E-Mail und wählt den E-Mail-Befehl “Weiterleiten”. Dadurch öffnet sich das E-Mail-Formular. Der Anhang (der gescannte Brief) ist beim Weiterleiten bereits eingetragen. Die Briefkastenfreundin trägt die Adresse der Reisefreundin ein. Die Briefkastenfreundin ersetzt den Betreff und die Nachricht des Dienstleisters um ihren eigenen Betreff und ihre Nachricht für die Reisefreundin und sendet die E-Mail ab.

4. Smartphone ohne Scanner, mit Dienstleister und Messenger

Wenn die Briefkastenfreundin keine Scanner-App hat, wenn ein anderes Smartphone mit einem Scanner und einem Messenger benutzt wird:

  • Der Dienstleister scannt den Brief mit der Scanner-App und speichert ihn im Dienstleister-Smartphone im PDF-Format.
  • In der “Teilen”-Funktion wählt der Dienstleister nicht die E-Mail, sondern einen Messenger, z.B. Threema. Der Dienstleister wählt den Threema-Kontakt der Briefkastenfreundin und fügt den gescannten Brief als Anhang ein.
  • Die Briefkastenfreundin öffnet die Threema-Nachricht und tippt kurz in das Vorschaubild der Anlage. Der Anhang öffnet sich und bietet die “Teilen”-Funktion an.
  • Die Briefkastenfreundin wählt E-Mail. Dadurch wird die E-Mail-App aufgerufen. In das E-Mail-Formular ist die gerade gescannte PDF-Datei bereits als “Anhang” eingetragen. Die Briefkastenfreundin muss noch die E-Mail-Adresse der Reisefreundin eintragen, den Betreff und ihre Nachricht schreiben und kann die E-Mail dann absenden.

Fazit zu den Alternativen Scanner und E-Mail

Die beste Scan-Qualität ist vom Scanner am PC zu erwarten. Der Brief wird glatt auf eine Glasscheibe gedrückt, mögliche Falten werden unsichtbar. Vielseitige Einstellungen können den Scanner für besondere Aufgaben vorbereiten.

Wer diese Ausstattung nicht hat, muss auf eine Smartphone-Lösung ausweichen. Die Scanner-App benutzt die eingebaute Kamera des Smartphones. Wenn der Brief gefaltet war, entstehen leicht Verzerrungen. Ungünstiges Licht kann Schatten erzeugen, die ebenfalls fotografiert werden. Nachbearbeitung kann Fehler reduzieren, aber nicht ganz beseitigen.

Scanner und E-Mail

Der einfachste Weg per Smartphone ist, wenn im Smartphone die Scanner-App und die E-Mail-App installiert sind: “Teilen” mit der Scanner-App.

Sobald ein “Dienstleister”-Smartphone eingeschaltet wird, wird ein zusätzlicher Versenden-Schritt vom Dienstleister zur Briefkastenfreundin nötig. Dann ist es vorteilhaft, wenn der Dienstleister den Scan per E-Mail sendet. Die Briefkastenfreundin kann die E-Mail ergänzen und “Weiterleiten”. Etwas aufwändiger ist der Versand per Messenger, dabei muss die Briefkastenfreundin von der Versand-App zur E-Mail-App wechseln.

Ergebnis: Smartphones sind vielseitige Universalgeräte, Spezialgeräte haben oft (bei zusätzlichen Investitionen) professionellere Leistungen.

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