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E-Mails sicher adressieren

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Private E-Mail-Versender adressieren E-Mails oft ohne Nachdenken. Das gefährdet die Privatsphäre Dritter und fördert Spam. Machen Sie es besser!

Wie E-Mails die Privatsphäre verletzen

Eine Sportgruppe. Die Leiterin teilt per E-Mail mit, was beim nächsten Termin geplant ist. Die Nachricht geht an alle Teilnehmer, damit sie sich darauf einrichten können.

Karneval. Eine Hobby-Büttenrednerin schreibt alle Bekannten im Ort an (sie kennt viele!) und weist auf ihren Auftritt hin.

Betriebsrat. Ein Mitglied des Betriebsrats lädt Mitarbeiter zu einer wichtigen Besprechung ein.

Nur drei Beispiele von vielen, die ich selbst erlebt habe. Das Gemeinsame an den Beispielen:

  • Ich bin gar nicht der Empfänger, sondern nur der “familieninterne Dienstleister”, der die E-Mails auf dem PC annimmt und ausdruckt.
  • Diese E-Mail-Rundschreiben sind nicht einmalig, sondern wiederholen sich unregelmäßig.
  • Alle E-Mails zeigen, an welche Adressen die E-Mails gesendet wurden. Viele Adressen lassen die Klarnamen erkennnen.

Den Absendern ist offensichtlich nicht klar, dass sie mit dieser Art des Versands die Privatsphäre der Empfänger verletzen. Adressen gehören zu den “Metadaten”, die mehr aussagen können als die Inhalte. Vielleicht wollen Empfänger die Zugehörigkeit zu einer Gruppe verbergen. Geht es andere etwas an, an welchen Aktivitäten der Empfänger sich wann beteiligt? Vielleicht will jemand verbergen, dass er überhaupt eine E-Mail-Adresse hat. Manchmal stehen sogar ganz persönliche Informationen drin, z.B. wenn Frau X einen Blumenstrauß zur Genesung bekommen soll, obwohl sie die Krankheit verschweigen wollte.

Ich höre schon die Proteste: “Wir kennen uns doch alle”. Falsch! Weder Absender noch Empfänger wissen, ob Unbeteiligte (z.B. wie ich in der Familie) die E-Mails sehen. Vielleicht ist jemand nur für einen eng begrenzten Zweck in “seiner” (z.B. Selbsthilfe-)Gruppe und will das verbergen. Haben die Absender das Einverständnis aller Empfänger zu dieser Art der Veröffentlichung? Wie passt das zum Datenschutz-Recht nach DSGVO?

Ich kritisiere nicht die E-Mails oder deren Inhalte, sondern nur die Art der Adressierung. Die gleiche Information kann an die gleichen Empfänger ohne Verletzung der Privatsphäre gesendet werden. Darum geht es mir hier.

E-Mails müssen Standards nutzen

E-Mails funktionieren weltweit einheitlich. Das geht nur, wenn sich alle Teilnehmer und E-Mail-Provider an vereinbarte Standards halten.

  • Absender: Der muss eingetragen sein, damit er z.B. über eine misslungene Zustellung benachrichtigt werden kann – vielleicht war ein Fehler in der Empfänger-Adresse. Die E-Mail-App kennt die E-Mail-Adresse des Absenders und setzt sie automatisch ein.
  • Empfänger: Diese E-Mail-Adresse ist technisch notwendig, sonst kann die E-Mail nicht zugestellt werden. Hier gibt es Varianten, die man kennen sollte. Mehr dazu weiter unten.
  • Betreff: Technisch ist diese Eintragung nicht erforderlich. Aber es ist “höflich”, den Empfänger hier kurz zu informieren. Und es ist auch im Sinne des Absenders, damit der Empfänger eine “nichtssagende” E-Mail nicht ungelesen löscht.
  • Nachricht: Diesen Inhalt will der Absender dem Empfänger mitteilen. Formvorschriften gibt es nicht.
  • Anhang: Manche E-Mails werden als “Transportmittel” benutzt, um den Empfängern eine oder mehrere Dateien zu schicken, z.B. Texte, Fotos, Videos, Audios. Anhänge sind nicht nötig, aber möglich.

Alle E-Mail-Apps auf dem PC und im Smartphone haben ein “Formular” für diese Elemente – gleiche Struktur im unterschiedlichen Design.

Für Empfänger gibt es drei Adressfelder

Jede E-Mail kann an einen einzelnen Empfänger oder an mehrere gesendet werden. Wer mehrere Empfänger eintragen will, trennt die E-Mail-Adressen mit einem Semikolon “;”. Dann geht die Nachricht an alle genannten Empfänger.

Die Eingabe der Empfänger-Adressen erfolgt aus den gespeicherten Kontakten oder über die Tastatur oder (von der App vorgeschlagen) als Ergänzung der Tastatureingabe aus der E-Mail-Historie.

In deutschsprachigen Formularen gibt es drei Adressfelder mit den Bezeichnungen AN, CC und BCC.

Ich benutze die E-Mail-App FairEmail. Beim Starten der App zeigt sie platzsparend nur das Feld AN. Durch Tippen auf das Symbol im roten Kreis öffnen sich die zusätzlichen Felder CC und BCC.

E-Mails

Andere E-Mail-Apps verhalten sich ähnlich. Beim Start zeigen sie nur das Feld AN oder zwei Felder (AN und CC) oder alle drei Felder (AN und CC und BCC).

Der Absender kann festlegen, wer von den Empfängern welche Empfänger-Adressen sehen darf:

AN für den (Haupt)-Empfänger

Das An-Feld ist das typische Feld für E-Mail-Empfänger.

Auswirkung: Jeder Empfänger erkennt die AN-Adresse. Jeder AN-Empfänger sieht alle anderen AN-Empfänger und alle CC-Empfänger.

Empfehlung: Schreiben Sie in dieses Feld nur den einzigen Empfänger. Falls es mehrere Empfänger gibt, setzen Sie hier den “Hauptempfänger” ein, von dem Sie z.B. eine Aktion oder Entscheidung o.ä. erwarten.

Mehrere AN-Empfänger wirken so, als ob alle Empfänger “gleichrangig” sind. Das kann irritieren, weil sich evtl. niemand angesprochen fühlt und niemand reagiert.

CC als offene Kopie für weitere Empfänger

CC ist die Abkürzung von Carbon Copy (Kohlepapier-Kopie). Der Begriff kommt noch aus der Schreibmaschinenzeit und bedeutet etwa “Durchschrift” oder “Durchschlag”.

Auswirkung: Jeder Empfänger kann erkennen, wer diese E-Mail als Kopie bekommen hat. Jeder CC-Empfänger sieht alle AN-Empfänger und alle CC-Empfänger.

Empfehlung: Schreiben Sie in das CC-Feld die Empfänger, die die Information nur “zur Kenntnis” bekommen und die voneinander wissen sollen.

BCC als verdeckte Kopie für geheime Empfänger

BCC ist die Abkürzung von Blind Carbon Copy, das bedeutet “blinde” oder “verdeckte” Kopie.

Auswirkung: Nur der BCC-Empfänger sieht nur die eigene Adresse unter BCC. Kein anderer Empfänger sieht, ob und wie viele und welche BCC-Empfänger eingetragen sind. Jeder BCC-Empfänger sieht alle AN-Empfänger und alle CC-Empfänger.

Empfehlung: Schreiben Sie in das BCC-Feld die Empfänger, die die Information nur “zur Kenntnis” bekommen und die nicht voneinander wissen sollen. In diesem Fall schreiben Sie in das AN-Feld Ihre eigene Absender-Adresse (das funktioniert problemlos).

Fazit zur Adressierung von E-Mails

Meine Kritik oben gilt den E-Mails, deren Empfänger alle im AN-Feld stehen. Wer so adressiert, hat entweder keine Ahnung oder fremde Privatsphäre ist ihm egal. Beides spricht eher gegen den Absender. Sachlich erforderlich ist das fast nie.

Wer so adressiert, stellt alle Adressen “Sammlern” zur Verfügung, die Adressen verhökern oder für Spam oder kriminelle Aktivitäten missbrauchen. Solche Adressen sind für Sammler besonders wertvoll, es sind “lebende” Kontakte und keine “Karteileichen”.

Wenn ich solche E-Mails bekomme, weise ich den Absender mit der Funktion “Antworten” darauf hin. Manche bitten um Entschuldigung und machen es dann besser. Wenn das nicht hilft, kann man mit der Funktion “Allen antworten” alle Empfänger “sensibilisieren”. Vielleicht lässt sich die Unsitte durch “Massen-Reklamationen” ausrotten.

Mal ehrlich: Ist es so viel mühsamer, die Empfänger in das BCC-Feld zu schreiben als in das AN-Feld?

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