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E-Mail-Konto anlegen – die Grundorganisation

Wie ein E-Mail-Konto angelegt wird, damit der Nutzer komfortabel und sicher mit seinen E-Mails umgehen kann. Als Beispiel dient die E-Mail-App unter Android 6 auf einem Samsung-Smartphone.

Voraussetzung: Die E-Mail-Adresse besteht schon, d.h. Sie haben sich vorher bei einem E-Mail-Anbieter registriert. Sie kennen die E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort.

Ganz einfach: E-Mail-Konto automatisch

Wenn Sie bei einem der größeren E-Mail-Anbieter registriert sind, kennt die E-Mail-App die technischen Details für das E-Mail-Konto. Los geht’s:

Starten Sie die E-Mail-App. Tippen Sie rechts oben auf „MEHR“. Es erscheint ein kurzes Menü mit nur einem Befehl „Einstellungen“. Tippen Sie darauf.
E-Mail-Konto anlegen

Tippen Sie auf der nächsten Seite auf „+ Konto hinzufügen“. Auf der nächsten Seite tippen Sie auf „NEUES KONTO HINZUFÜGEN“ (wählen sie das vorgeschlagene gmail.com-Konto nur, wenn Sie darüber korrespondieren wollen). Es erscheint ein „Formular“, in das Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort eintragen. Nun brauchen Sie nur noch auf „ANMELDEN“ zu tippen und das neue E-Mail-Konto ist eingerichtet.
E-Mail-Konto anlegen

Wenn das geklappt hat, können Sie jetzt E-Mails senden und empfangen. Probieren Sie es gleich aus. Sie können sich z.B. selbst eine E-Mail schicken: Absender und Empfänger haben die gleiche Adresse. Bei Erfolg muss diese E-Mail im Posteingang und im „Gesendet“-Ordner erscheinen.

Falls das Anlegen des E-Mail-Kontos nicht geklappt hat, bekommen Sie eine Fehlermeldung, sinngemäß: Mit dem Server konnte keine Verbindung aufgebaut werden. Prüfen Sie nochmals genau Adresse und Passwort. Groß-Klein-Schreibung beachtet? Tastatur auf Großschreibung eingestellt?

Wenn es daran nicht gelegen hat oder wenn Sie die Zusammenhänge verstehen wollen, lesen Sie bitte weiter.

E-Mail-Adresse und E-Mail-Konto sind eng verzahnt

Wenn ein Nutzer E-Mails senden und empfangen will, braucht er eine E-Mail-Adresse und ein E-Mail-Konto. Die E-Mail-Adresse ist der Name eines „Postfachs“ bei einem E-Mail-Anbieter. Das E-Mail-Konto ist ein „Helfer“ im Smartphone des Nutzers. Dieser Helfer erledigt z.B. den Transport der E-Mails.

Der Nutzer will Sicherheit. Seine E-Mails sollen nur an ihn selbst ausgeliefert werden. Nur er selbst E-Mails darf E-Mails mit seiner Adresse schreiben. Unberechtigte sollen keinen Zugang zu seinem Postfach haben.

Wie im Leben: Wenn der Nutzer nun vom Komfort des „Helfers“ profitieren möchte, muss er den Helfer mit einer „Vollmacht“ ausstatten. Der E-Mail-Anbieter prüft die Vollmacht, bevor er die Aufträge des Nutzers ausführt.

Vielleicht will der Nutzer nicht nur mit seinem Smartphone, sondern auch mit seinem Computer auf seine E-Mails zugreifen. Dann gibt es eine Art „Dreiecks-Verhältnis“ zwischen Smartphone und Computer beim Nutzer und dem Server beim E-Mail-Anbieter. Vielleicht hat der Nutzer mehr als eine E-Mail-Adresse. Dann gibt es mehrere solcher Dreiecks-Verhältnisse.

Computertechnisch formuliert: Für jede E-Mail-Adresse ist ein E-Mail-Konto nötig. Jedes E-Mail-Konto muss die jeweilige E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort des Nutzers kennen, damit der Server beim E-Mail-Anbieter die ankommenden E-Mails aushändigt die zu sendenden E-Mails weiterleitet.

Dreiecksverhältnis: Server, Smartphone und Computer

Smartphone, Computer und Server müssen sich verständigen können. Dafür wurden technische Standards festgelegt, so genannte „Protokolle“ mit den Namen IMAP (Internet Message Access Protocol), POP3 (Post Office Protocol Version 3) und SMPT (Simple Mail Transfer Protocol).

Ohne diese technische Grundlage können E-Mails nicht organisiert werden. Aus Nutzersicht wichtiger sind die organisatorischen Fragen. Beides hängt untrennbar zusammen, die Technik ermöglicht und begrenzt die Organisation.

Die grundlegende Frage ist:

Wo ist Ihre „E-Mail-Zentrale“?

Im Laufe der Zeit gibt es viele E-Mails. Die unwichtigen können Sie gleich löschen, die wichtigen sollten Sie organisiert aufbewahren. Die Aufbewahrung kann im Postfach beim E-Mail-Anbieter (in der „Cloud“) oder im eigenen Computer (lokal) erfolgen. Die Aufbewahrung im Smartphone ist aus Sicherheitsgründen nicht zu empfehlen.

E-Mail-Zentrale:
Server in der Cloud
E-Mail-Zentrale:
Computer lokal
Vollständigkeit und Eignung Smartphone und Computer können auf die E-Mail-Zentrale zugreifen, jederzeit und auf den vollen E-Mail-Bestand. Das bewirkt die Synchronisation Server ↔ Computer und Server ↔ Smartphone. Der Nutzer kann auch unterwegs auf ältere E-Mails zugreifen. Das mobile Smartphone kann nicht auf die Zentrale im stationären Computer zugreifen. Nur der Computer hat den vollen E-Mail-Bestand, das Smartphone hat nur die jüngsten E-Mails. Der Nutzer kann unterwegs nur auf die aktuellen E-Mails zugreifen.
Sicherheit Daten in der Cloud sind potenziell gefährdet. Die Kapazität kann begrenzt oder teuer sein. Evtl. Funklöcher verhindern den Zufriff vom Smartphone. Daten im Computer sind vor fremdem Zugriff geschützt. Der Nutzer ist für die Sicherung seiner Daten selbst verantwortlich.
Komfort bei mehreren Adressen E-Mails sind auf mehrere Adressen bzw. „Zentralen“ verteilt – mehr Aufwand bei der Bearbeitung. Alle E-Mails sind auf dem lokalen Computer konzentriert – einfache Bearbeitung.
Posteingangs-Protokoll Smartphone mit IMAP, Computer mit IMAP.
Die Originale der E-Mails (so wie sie angekommen sind) bleiben im Server, Smartphone und Computer bekommen nur Kopien. Smartphone oder Computer können Originale im Server löschen. Das jeweils andere Gerät erfährt die Löschung beim nächsten Zugriff auf den Server. Smartphone und Computer können so alle aktuellen und alten E-Mails nutzen.
Computer mit POP3. Originale sind im Computer, das Smartphone bekommt nur Kopien. Diese Einstellung im Computer aktualisiert den Server: E-Mails vom Server löschen: Wenn aus Eingang gelöscht. Das Smartphone sendet ausgehennde E-Mails auch an Server mit der Einstellung: Mich immer auf BCC setzen.
Wenn Smartphone mit IMAP: Löschung im Server löscht auch im Smartphone.
Wenn Smartphone mit POP3: Kopien sind manuell zu löschen.
Postausgangs-Protokoll Smartphone und Computer senden mit SMTP. Smartphone und Computer senden mit SMTP.

Vor- und Nachteile

Das Posteingangs-Protokoll Protokoll IMAP ist leistungsfähiger als POP3. IMAP ermöglicht die Synchronisation zwischen Server, Smartphone und Computer. Dagegen erledigt POP3 nur den Transport (ohne Synchronisation). IMAP wird nicht von allen E-Mail-Apps unterstützt.

Die Synchronisation mit IMAP fordert, dass die E-Mail-Zentrale in der Cloud ist – mit den bekannten Cloud-Risiken. Vorteil: Computer und Smartphone haben die gleiche Aktualität und Vollständigkeit. Diese Organisation ist geeignet, wenn der Nutzer längere Zeit nicht an seinen Computer kann, aber ggf. alte E-Mails braucht.

Wer die E-Mail-Zentrale im lokalen Computer haben will, sollte die genannten ergänzenden Einstellungen im Computer und im Smartphone vornehmen und verzichtet auf die Vollständigkeit im Smartphone. Diese Organisation ist geeignet, wenn der Nutzer nur kurz unterwegs ist und während der Abwesenheit auf die Vollständigkeit der E-Mails verzichten kann,

Umsetzung der Überlegungen

Wenn Sie die Kontrolle behalten wollen, müssen Sie selbst entscheiden, wo Ihre „E-Mail-Zentrale“ sein soll: Server oder Computer. Sie können die Entscheidung treffen, indem Sie bei der Anmeldung auf „MANUELLES SETUP“ tippen (nicht auf „ANMELDEN“).

Beim „manuellen Setup“ können Sie zwischen POP3 und IMAP wählen, das automatische „Anmelden“ erzeugt IMAP. Ein späterer Wechsel zum anderen Protokoll ist nicht möglich (das geht nur, indem das Konto gelöscht und neu angelegt wird).

In beiden Fällen (manuell und automatisch) stellt die App die ihr bekannten Serverdaten zur Verfügung. Sie müssen also nicht befürchten, dass das manuelle Setup mehr Serverdetails abfragt.

Wer tiefer in die Protokolle IMAP und POP3 einsteigen will, findet mehr Informationen z.B. im JURABLOG.

Eingangs- und Ausgangsserver im MANUELLEN SETUP

Die Automatik, die im Abschnitt „Ganz einfach: E-Mail-Konto automatisch“ beschrieben ist, richtet normalerweise das E-Mail-Konto mit IMAP ein.

Die Automatik funktioniert nur, wenn die E-Mail-App die technischen Daten kennt, die der Server des E-Mail-Anbieters wissen will. Für große Anbieter sind diese Daten bekannt, z.B. für GMX, t-online.de, WEB.DE. Wer die Automatik nicht nutzen kann, muss die Daten selbst ermitteln, z.B.

  • Wenn eine E-Mail-Adresse zu einer Webseite gehört, müssen die Serverdaten vom Webhost geliefert werden, der die Webseite im Internet zeigt.
  • Wenn ein E-Mail-Konto im Computer eingerichtet ist (z.B. Outlook), können die Serverdaten evtl. dort abgelesen werden.

Als Beispiel zeige ich die Serverdaten für drei E-Mail-Konten: POP3 und IMAP bei einem Freemailer und POP3 bei einer Webseite. Mit diesen Serverdaten können Sie vom Smartphone oder vom Computer auf den Server zugreifen. Die Darstellungsform hier entspricht dem Smartphone.

POP3-Konto
bei GMX
IMAP-Konto
bei GMX
POP3-Konto
einer Webseite
Konto
E-Mail-Adresse name1@gmx.de name2@gmx.de name@webseite.de
Benutzername name1@gmx.de name2@gmx.de Kundennummer
Passwort ******** ******** ********
Eingangsserver
Server POP3-Server: pop.gmx.net IMAP-Server: imap.gmx.net POP3-Server: mail.webseite.de
Sicherheitstyp [Ohne | SSL | SSL (Alle Zertifikate akzeptieren) | TLS | TLS (Alle Zertifikate akzeptieren)] SSL SSL Ohne
Port 995 993 110
IMAP-Präfix (optional) entfällt leer entfällt
E-Mail vom Server löschen [Niemals | Wenn aus Eingang gelöscht] Niemals entfällt Niemals
Ausgangsserver
SMTP-Server mail.gmx.net mail.gmx.net mail.webseite.de
Sicherheitstyp [Ohne | SSL | SSL (Alle Zertifikate akzeptieren) | TLS | TLS (Alle Zertifikate akzeptieren)]

TLS TLS Ohne
Port 587 587 25
Anmeldung vor Senden von E-Mails erforderlich ja (Häkchen) ja (Häkchen) ja (Häkchen)
Benutzername name1@gmx.de name2@gmx.de Kundennummer
Passwort ******** ******** ********

Für einige Server finden Sie hier bei Bedarf eine Liste mit POP3- und SMTP-Servern und eine Übersicht über E-Mail Standard Ports für POP3/SMTP mit SSL/STARTTLS.

Wichtig ist nur die Organisation

Die entscheidende Frage ist, wo Ihre E-Mail-Zentrale sein soll – im Computer oder in der Cloud. Wenn das klar ist, richten Sie Smartphone und Computer einmalig mit dem gleichen Eingangsserver ein – POP3 oder IMAP. Dann können Sie täglich komfortabel und sicher mit Ihren E-Mails umgehen.


E-Mail-Apps und Organisation

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