Die Kontakte-App ist die Info-Zentrale

Im herkömmlichen Handy konnte man Namen und Rufnummern speichern. Das genügte für Telefonate und SMS. Die Kontakte-App im Smartphone muss viel mehr Apps versorgen, z.B. E-Mails, Messenger, Navigation, Kalender. Mehr Leistung – mehr zu Lernen.

Die Kontakte-App verwaltet Ihr Adressbuch

Im herkömmlichen Handy (auf älteren SIM-Karten) gab es enge Grenzen. Für einen Kontakt standen z.B. nur 20 Stellen für Namen und Rufnummer zur Verfügung. Das führte oft dazu, dass Namen gekürzt bzw. auf Vornamen reduziert wurden. Wenn ein Kontakt mehrere Rufnummern hatte (z.B. Privat, Büro, Mobil), brauchte man dafür drei Einträge. Die Anzahl der Einträge war z.B. auf 100 Kontakte begrenzt. Durch diese Grenzen konnte es schon mal unübersichtlich und eng werden. Jüngere SIM-Karten haben etwas mehr Speicherkapazität – immer noch zu wenig.

Ganz anders sieht es beim Smartphone aus. Dessen Speicherkapazität ist so groß, dass der Platzbedarf für die Kontakte praktisch keine Rolle mehr spielt. Die Organisation der Kontakte kann übersichtlich und vielseitig gestaltet werden. Kontakte sind nicht mehr an die SIM-Karte gebunden. Sie können den viel größeren Speicher im Gerät benutzen. Alle Kontakte zusammen brauchen z.B. so viel Platz wie ein einziges Foto.

Die Kontakte-App im Smartphone nutzt die viel größere Speicherkapazität dafür, die Kontaktdaten strukturiert für unterschiedliche Aufgaben bereitzustellen. Beispiele: Rufnummern und E-Mail-Adressen für die Kommunikation, postalische Adressen für die Navigation, Geburtstage für den Kalender, beliebige Texte für persönliche Notizen, Fotos und Klingeltöne für die individuelle Einrichtung des eigenen Smartphones.

Außerdem können die Daten der Kontakte-App außerhalb des Smartphones verwendet werden, z.B. für die Synchronisation mit dem PC oder in der Cloud, für die Datensicherung oder die angrenzende Benutzung der Daten in anderen Systemen.

Die Bezeichnung der Kontakte-App als “Zentrale für Information- und Kommunikation” ist durchaus angemessen. Diese Beschreibung bezieht sich auf die Standard-Apps im Samsung Galaxy J5 2016 mit Android 7. Andere Smartphones und Apps sind ganz ähnlich.

Zugriff auf die Kontakte-App

Kontakt suchen und lesen

Zum Bearbeiten der Kontakte gibt es zwei “Einstiege”. Sie können die Kontakte-App aufrufen. Oder Sie rufen die Telefon-App auf und wählen “Kontakte”. In beiden Fällen erscheint die Liste der Kontakte alphabetisch sortiert.

In der Liste der Kontakte wischen Sie bis zum gewünschten Kontakt. Wahlweise können Sie auch im klein geschriebenen Alphabet rechts in der Kontakteliste auf den gewünschten Buchstaben tippen, um in die Nähe des zu bearbeitenden Kontakts zu springen.

Die Liste der Kontakte gestalten Sie nach Ihrem Bedarf. In der Kontakte-App gibt es ein Drei-Punkte-Menü. Das enthält unter anderem den Befehl “Einstellungen”. Dort können Sie festlegen “Sortieren nach” und haben die Wahl zwischen Vorname und Nachname. Außerdem können Sie das “Namensformat” festlegen und haben die Wahl zwischen “Nachname, Vorname” und “Vorname, Nachname”.

Ich bevorzuge die Sortierung nach Name und das Namensformat “Nachname, Vorname”. Anton Schragvogel steht dann als “Schragvogel, Anton” in der Sortierfolge unter “S”.

Wenn Sie den gewünschten Kontakt gefunden haben, können Sie alle gespeicherten Daten lesen oder benutzen.

Zu jedem Kontakt finden Sie mehrere Symbole:

  • Telefonhörer zum Telefonieren
  • evtl. zweiten Telefonhörer, falls Ihr Smartphone zwei SIM-Karten hat; mit der Wahl des Telefonhörers legen Sie fest, welche SIM-Karte (welchen Ihrer Tarife) Sie benutzen wollen
  • Nachricht, um eine SMS zu schreiben
  • evtl. ein Kamera-Symbol: falls Sie und Ihr Gesprächspartner beim gleichen Anbieter für Video-Telefonie angemeldet sind (z.B. Skype), können Sie diesen Kommunikationsweg benutzen
  • ein “i” im Kreis mit dem Text “Details” um die jüngste Kommunikation mit diesem Kontakt anzuzeigen (letzte Anrufe, Nachrichten, E-Mails). Außerdem gibt es unter “Mehr anzeigen” weitere Informationen zu diesem Kontakt – alles, was Sie noch eingetragen haben.

Automatischer Zugriff durch die Kommunikation

Jedes Mal, wenn jemand Sie anruft oder Ihnen eine SMS schickt, “schaut” die Kontakte-App in Ihre Kontakte, um den Namen des Anrufers oder Nachrichten-Schreibers anzuzeigen. Sie können entscheiden, wie Sie mit der Kommunikation umgehen. Ob Sie jetzt reagieren oder nicht: In den “Protokollen” der Telefon- oder SMS-App wird gespeichert, wer angerufen / geschrieben . Diese Möglichkeiten kommen vor:

  1. Im Normalfall wird die Rufnummer Ihres Kommunikationspartners zu Ihrem Smartphone übertragen. Ihre Kontakte-App sucht dann mit Hilfe der ankommenden Rufnummer in Ihren Kontakten nach dem Namen und zeigt ihn an, wenn der Kontakt gespeichert ist.
  2. Wenn die Rufnummer nicht gespeichert ist, wird anstelle des Namens die Rufnummer angezeigt.
  3. Wenn der Anrufer seine Rufnummer unterdrückt hat, wird sie als “unbekannt” oder ähnlich angezeigt. Warum gibt sich der Anrufer nicht zu erkennen? Unkenntnis, Werbung, Kriminalität? Vorsicht ist geboten!

Zur Adressierung von Nachrichten und E-Mails

Wenn Sie eine SMS mit der “Nachrichten”-App versenden wollen, brauchen Sie dafür die Rufnummern der Empfänger und Ihren Text. Die Rufnummer können Sie eintippen (wenn Sie sie im Kopf haben). Einfacher ist es, die Rufnummer aus den Kontakten zu übernehmen.

Sie tippen auf das “Kontakte”-Symbol neben dem Empfänger-Feld. Sofort erscheint die alphabetische Liste der Kontakte. Sie tippen auf den gewünschten Namen, das Display zeigt die Rufnummern des Kontakts (und auch dessen E-Mail-Adresse). Wählen Sie die gewünschte Rufnummer aus, der Kontakt wird markiert.

Bei Bedarf können Sie weitere Kontakte und Rufnummern markieren. Mit der Schaltfläche “Verfassen” kommen Sie zurück zur SMS. Text schreiben, senden. Fertig.

Ähnlich verfahren Sie bei E-Mails. Sie brauchen die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger. Wenn die E-Mail-Adressen in den Kontakten gespeichert sind, tippen Sie auf das Kontakte-Symbol. In der erscheinenden Kontakteliste markieren Sie die gewünschten E-Mail-Adressen und bestätigen die Wahl mit “OK”. Dann schreiben Sie Ihren Text und können ggf. eine Datei (z.B. ein Foto) anhängen. Senden. Fertig.

Wenn Sie die Kontakte für den Versand benutzen wollen, stehen sie sortiert zur Verfügung. Sortierfolge der Kontakte: Je nach Nachrichten- oder E-Mail-App kann es vorkommen, dass die Kontakte alphabetisch nach Vornamen sortiert sind. Z.B. Anton Schragvogel steht in der Liste unter “A” wie Anton, nicht unter “S” wie Schragvogel.

Wer gewöhnt ist, die Kontakte wie im Handy mit Vornamen oder Spitznamen zu speichern, findet sich leicht zurecht. Wer üblicherweise die Sortierung nach Nachnamen verwendet, muss sich umgewöhnen.

Kontakte im Adressbuch bearbeiten

Ich werde hier nicht jedes einzelne Datenfeld beschreiben, sondern die wichtigen Grundlagen, die dann für alle Datenfelder gelten sowie einige Besonderheiten. Es gibt eine Art Formular für die Bearbeitung. Das gemeinsame Grundformular kann flexibel an den Informationsumfang jedes Kontakts angepasst werden. Z.B. können Sie für jeden Kontakt ein oder mehrere Felder für Rufnummern benutzen (eine generelle Festlegung für alle Kontakte ist nicht nötig).

Das Grundformular besteht aus zwei Teilen. Der erste Teil mit Name, Organisation, Telefon und E-Mail ist sofort beim Öffnen des Kontakts sichtbar, den zweiten Teil können Sie “aufklappen” und sichtbar machen, indem Sie auf “Mehr anzeigen” tippen.

Vorbereitung: Neuen Kontakt anlegen oder bestehenden Kontakt suchen

In der Kontakte-App gibt es rechts unten das Symbol “+” für neue Kontakte. Alternativ gibt es in der Telefon-App am Anfang der Liste eine Zeile “Neuer Kontakt”. Der Einstieg hängt also von der App ab, die anderen Vorgänge sind deckungsgleich.

Das Bearbeiten eines bestehenden Kontakts entspricht dem Eintragen der Daten für einen neuen Kontakt. Vor dem Bearbeiten (ergänzen / korrigieren / entfernen von Informationen) suchen Sie den Kontakt, wie oben beschrieben.

Besonderheit beim Namen, Adresse, Phonetischer Name

Beim herkömmlichen Handy gab es nur die Kombination Name und Rufnummer. Das kann man auch in der Kontakte-App so verwenden. Wer nur wenige Kontakte speichert, wird damit auskommen.

Wer mehr Kontakte hat, wird mehr Details zur Unterscheidung einsetzen wollen, z.B. mehrere Personen einer Familie, mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens. Dafür kann man das Namenfeld mit dem Winkel- bzw. Pfeilsymbol rechts neben dem Namen erweitern. Anstelle eines einzigen Feldes lassen sich dann mehrere Felder verwenden: Namenspräfix (z.B. Titel wie “Dr.”), Vorname, zweiter Vorname, Nachname, Namenssuffix (z.B. “junior”).

Für die übersichtliche Sortierung der Kontakteliste ist es sinnvoll, alle Kontakte einheitlich zu beschreiben, entweder bei allen Kontakten nur das Namensfeld (wie beim Handy) oder alle Kontakte mit differenzierten Feldern (wie bei einer echten Adressverwaltung). Wer Kontakte aus dem Handy importiert hat und die differenzierte Darstellung benutzen, kann einen gewissen Arbeitsaufwand für die Umstellung nicht vermeiden.

Ähnlich wie das Namensfeld gibt es auch eine Differenzierung bei den Feldern für die “Organisation” (Unternehmen), die postalische Adresse (mit/ohne Postfach, Ort, Bundesland, Postleitzahl) und den phonetischen Namen (nach Aussprache).

Mehr oder weniger Felder des gleichen Datentyps

Ein Kontakt (z.B. eine Person) kann durchaus mehrere Rufnummern haben: Privat, mobil, Arbeit, Ferienhaus.

Bei einem neuen Kontakt ist dafür im Formular zunächst nur ein Feld für die Telefonnummer und ein Hinweisfeld (Standardeinstellung: Mobil) vorgesehen. Wenn für diesen Kontakt nur eine private Festnetznummer bekannt ist, können Sie auf “Mobil” tippen und einen geeigneten anderen Telefonnummerntyp wählen, z.B. Privat, Arbeit, Fax Arbeit, Fax zuhause etc. Wenn keiner der vorbereiteten Typen passt, können Sie einen “benutzerdefinierten Typ” festlegen, z.B. “Ferienhaus”, “Zweitwohnung” oder ähnlich.

Wenn Sie ein oder weitere Rufnummernfelder für diesen Kontakt benötigen, können mit dem grünen “+”-Symbol rechts neben “Telefon” weitere Felder für Telefonnummern mit je einem Hinweisfeld anlegen.

Ähnlich flexibel können Sie mit weiteren Feldern umgehen: Gruppen, Adressen, Webadressen, Ereignissen (z.B. Geburtstagen), Memos (Textfelder für beliebige Inhalte), Messenger-Konten, Spitzname, Beziehung, phonetischer Name.

Wenn Sie eines der angelegten Felder nicht mehr benötigen und entfernen wollen, können mit dem roten “-“-Symbol rechts daneben das Feld löschen.

Darüber hinaus gibt es Felder für einen individuellen Klingel- und Nachrichtenton und ein Vibrationsmuster.

Ausblick

Wenn Sie die beschriebenen Möglichkeiten nutzen, können Sie eine leistungsfähige Adressverwaltung organisieren, z.B. auf dem gleichen Stand mit Ihrem Notebook halten oder mit der Cloud.

Nachtrag: WhatsApp

Was vielen nicht klar ist: WhatsApp verwendet alles, was in Ihren Kontakten gespeichert ist. Wer die WhatsApp-AGB mit Verstand gelesen hat, weiß das. Kaum einer hat die gelesen und kennt die Risiken. “Ach, ich bin doch ganz vorsichtig” höre ich immer wieder. Entschuldigung, das ist dummes Geschwätz! Ich kann es nicht freundlicher umschreiben. Der Fehler der WhatsApp-Nutzer ist nicht, wie sie WhatsApp nutzen, sondern dass sie WahatsApp nutzen. Lesen Sie meine Forderung: Fragen Sie WhatsApp-Jubelnutzer: Bitte löschen Sie mich aus Ihren Kontakten!

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